عرض كانبان هو سير عمل مرئي وقوي يساعد الفرق على هيكلة أعمالهم بسهولة في لوحة تحتوي على بطاقات للمهام. على الرغم من استخدامه على نطاق واسع في إدارة المشاريع الرشيقة، إلا أن فوائده تمتد إلى ما هو أبعد من ذلك، مما يجعله أداة مفيدة لأي شخص يتطلع إلى تحسين التنظيم وسير العمل.
الإعداد المسبق لعرض كانبان
قبل تفعيل عرض كانبان، يتوجب عليك إنشاء حقل اختيار فردي (Single Select). سيساعدك هذا الحقل في تنظيم جوانب مختلفة من مشروعك، مثل المراحل، أو حالات المهام، أو أولويات المخاطر.
كيفية إنشاء حقل اختيار فردي:
أضف عمودًا جديدًا وحدد نوعه ليكون حقل اختيار فردي.
قم بتسمية العمود بناءً على ما تريد تتبعه (على سبيل المثال: "حالة المهمة"، "مرحلة المشروع"، "مستوى الخطورة").
حدد الخيارات التي ستُستخدم لتصنيف مهامك. على سبيل المثال، إذا كنت تتبع تقدم المهام، يمكن أن تكون خياراتك كالتالي:
🟢 مكتمل
🟡 قيد التنفيذ
🔵 مخطط له
🔴 متوقف
احفظ التغييرات لتطبيق اختياراتك.
قم بتعيين كل مهمة إلى الفئة أو الحالة المناسبة.
إنشاء عرض كانبان
يتيح لك عرض كانبان تنظيم المهام كبطاقات على لوحة، مما يساعدك على تصور البيانات بلمحة سريعة وتحديد أولويات المهام أثناء انتقالها عبر مراحل سير العمل المختلفة.
لإضافة عرض كانبان:
داخل الجدول، انقر على علامة "+" الموجودة فوق شريط البحث.
من القائمة المنسدلة، اختر عرض كانبان (Kanban view).
سيظهر مربع لإدخال اسم للعرض — اختر اسمًا وصفيًا يعكس محتواه.
حدد من يمكنه التعديل:
تعاوني (Collaborative): للسماح للفريق بالوصول والتعديل.
شخصي (Personal): للاستخدام الفردي فقط.
انقر على "إضافة" (Add).
اختر الحقل الذي تريد تجميع بطاقاتك وفقه. بعد إنشاء عرض كانبان، ستظهر لك خيارات حقول "الاختيار الفردي" المتاحة في الجدول.
تصفية عرض كانبان
يمكن تصفية عروض كانبان للعثور بسرعة على المهام التي تطابق معايير متعددة. حدد مرشحين أو أكثر من القائمة المتاحة لتحديد نتائجك. على سبيل المثال، يمكنك التصفية حسب المهام التي تزيد ميزانيتها عن 2000.
لتطبيق مرشحات مخصصة:
داخل العرض، انقر على أيقونة القمع في شريط العرض.
سيظهر مربع؛ انقر على "إضافة مرشح" (Add filter).
سيتم عرض ثلاثة حقول:
اختر عمودًا.
اختر شرطًا.
اختر قيمة للتصفية بها.
سيتم تطبيق المرشح مباشرة على العرض، وسيتم تحديث البيانات المعروضة بناءً على المعايير المحددة.
إعادة ترتيب البطاقات
تعتمد مجموعات كانبان على حقل اختيار فردي، مما يعني أن كل مجموعة تمثل خيارًا ضمن ذلك الحقل. يمكنك تعديل كيفية ترتيب المهام عن طريق:
سحب وإفلات البطاقات بين المجموعات لتحديث حالتها. سيتم تعديل القيمة في حقل الاختيار الفردي تلقائيًا بناءً على المجموعة الجديدة.
إذا لم تكن للبطاقة قيمة محددة في حقل الاختيار الفردي، فستظهر في مجموعة "غير مصنف" (Uncategorized). سيؤدي نقل بطاقة إلى هذه المجموعة إلى مسح قيمة الحقل الخاصة بها.
يمكنك أيضًا ترتيب البطاقات يدويًا داخل المجموعة عن طريق سحبها وإفلاتها. سيؤثر تغيير ترتيب البطاقات على قيم الجدول الأصلي.
إعادة ترتيب الحقول
لتغيير ترتيب الحقول على بطاقات كانبان:
انقر على أي بطاقة.
انقر واسحب المقابض المجاورة لأسماء الأعمدة.
رتب الحقول بالترتيب المطلوب داخل جزء الترتيب.
يتيح لك ذلك إعطاء الأولوية للبيانات الأكثر أهمية لسهولة العرض.
إعدادات كانبان
التجميع حسب (Stack By)
تعتمد مجموعات كانبان على حقل اختيار فردي، مما يعني أن كل مجموعة تمثل خيارًا ضمن ذلك الحقل. يمكنك تعديل كيفية ترتيب المهام عن طريق:
من أيقونة الترس، اختر التجميع حسب (Stack by).
حدد حقل اختيار فردي مختلف أو أنشئ حقلاً جديدًا وابدأ في تصنيف البطاقات عليه.
إظهار/إخفاء المجموعات
لإدارة المجموعات المعروضة:
من أيقونة الترس، اختر إظهار المجموعات (Show Stacks).
استخدم مفتاح التبديل بجوار كل مجموعة لإظهارها أو إخفائها.
استخدم زري "إخفاء الكل" أو "إظهار الكل" لإجراء تغييرات جماعية.
تخصيص البطاقات
يتيح لك خيار تخصيص البطاقات (Customize cards) التحكم في المعلومات التي تظهر على كل بطاقة مهمة. بمجرد إنشاء عرض كانبان، يمكنك:
اختيار الحقول التي سيتم عرضها.
البحث عن حقول معينة.
إعادة ترتيب الحقول داخل تصميم البطاقة.
حقل الغلاف (Cover Field)
حقل الغلاف هو حقل ملفات مخصص (مثل صورة) يظهر في الجزء العلوي من بطاقة كانبان.
لتعيين حقل غلاف:
تأكد من أن جدولك يحتوي على حقل ملفات واحد على الأقل.
اختر حقل ملفات ليكون صورة غلاف كانبان بعد إنشاء العرض.
إذا كانت هناك حقول ملفات متعددة، يمكنك تغيير حقل الغلاف عن طريق تحديد خيار مختلف من القائمة المنسدلة لحقل الغلاف. يمكنك أيضًا اختيار عدم وجود حقل غلاف.
عند مشاركة عرض كانبان بشكل عام، ستظل صورة الغلاف الخاصة به مرئية.
لإضافة حقل غلاف:
انقر على أيقونة الترس لعرض إعدادات كانبان.
انقر على تخصيص البطاقات (Customize Cards).
انقر على القائمة المنسدلة لـ حقل الغلاف (Cover field).
اختر عمود الملفات من القائمة.
لإزالة حقل غلاف:
انقر على أيقونة الترس لعرض إعدادات كانبان.
انقر على تخصيص البطاقات (Customize Cards).
انقر على القائمة المنسدلة لـ حقل الغلاف (Cover field).
اختر "بدون غلاف" (No Cover).
إظهار/إخفاء الحقول
لإدارة الحقول المعروضة على البطاقات:
انقر على أيقونة الترس لعرض إعدادات كانبان.
انقر على تخصيص البطاقات (Customize cards) في الجزء العلوي الأيمن من العرض.
استخدم مفتاح التبديل بجوار كل حقل لإظهاره أو إخفائه.
استخدم زري "إخفاء الكل" أو "إظهار الكل" لإجراء تغييرات جماعية.
يمكنك أيضًا إعادة ترتيب الحقول عن طريق سحبها وإفلاتها بالترتيب المفضل.
الإظهار عند التوسيع (Show on Expand)
للتحكم في الحقول التي تظهر عند توسيع البطاقة:
انقر على أيقونة الترس لعرض إعدادات كانبان.
انقر على الإظهار عند التوسيع (Show on Expand) من القائمة المنسدلة.
استخدم مفتاح التبديل بجوار كل حقل لإظهاره أو إخفائه.
استخدم زري "إخفاء الكل" أو "إظهار الكل" لإجراء تغييرات جماعية.
مشاركة عرض كانبان
يمكنك مشاركة عرض كانبان عبر رابط قابل للمشاركة. عند المشاركة، يمكنك التحكم فيما يراه الآخرون عن طريق تطبيق المرشحات أو إخفاء حقول معينة.
إدارة البطاقات
إنشاء بطاقة جديدة
يؤدي إنشاء بطاقة جديدة إلى إنشاء صف جديد في الجدول:
انقر على رمز الثلاث نقاط (•••) بجوار اسم المجموعة.
اختر إضافة بطاقة جديدة (Add new card)، واملأ التفاصيل، ثم انقر على "إضافة".
أو انقر على "إضافة جديد" (Add New) أسفل كل مجموعة.
تكرار بطاقة موجودة
يؤدي تكرار بطاقة موجودة إلى تكرار صف موجود في الجدول:
انقر على رمز الثلاث نقاط (•••) أسفل البطاقة.
اختر تكرار البطاقة (Duplicate card).
حذف بطاقة
يؤدي حذف بطاقة إلى حذف صف موجود في الجدول:
انقر على رمز الثلاث نقاط (•••) أسفل البطاقة.
اختر حذف البطاقة (Delete card).
إدارة المجموعات
تعديل مجموعة
لإعادة تسمية مجموعة أو تغيير نظام الألوان الخاص بها:
انقر على رمز الثلاث نقاط (•••) بجوار اسم المجموعة.
اختر تعديل المجموعة (Edit stack) وقم بتعديل الإعدادات.
انقر على "تغيير" (Change) لتطبيق التحديثات.
تقليص/توسيع مجموعة
لتقليص مجموعة:
انقر على أيقونة السهم بجوار اسم المجموعة.
انقر مرة أخرى لتوسيع المجموعة.
حذف مجموعة
سيؤدي حذف مجموعة إلى إزالة خيار حقل الاختيار الفردي المرتبط بها، مما قد يؤدي إلى فقدان البيانات. للحذف:
انقر على رمز الثلاث نقاط (•••) بجوار اسم المجموعة.
اختر حذف المجموعة (Delete stack) وقم بالتأكيد.
انقر على "حذف" (Delete) لتأكيد حذف المجموعة.
إذا تم حذف مجموعة، فسيتم أيضًا إزالة الصفوف المقابلة في الجدول، لذا تحقق دائمًا قبل الحذف.
لحذف بطاقة، انقر بزر الماوس الأيمن عليها واختر حذف. يرجى توخي الحذر عند الحذف، حيث يؤدي ذلك إلى إزالة البيانات المرتبطة من الجدول بشكل دائم.